Sechs Gründe, warum HERMES-Dokumente in der Prüfung scheitern – und wie sie prüfungssicher werden

Was HERMES 2022 erwartet

HERMES ist die Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung. Die Bundeskanzlei publiziert sie als offenen Standard, den der Verein eCH als eCH-0054 anerkannt hat. Auch viele Kantone, Gemeinden, Bildungsinstitutionen und Unternehmen arbeiten mit HERMES.

Drei Merkmale der Methode bestimmen, wie Ihre Dokumente beurteilt werden:

• Die Ergebnisse stehen im Zentrum. HERMES beschreibt ein Projekt über seine Ergebnisse. Als minimal geforderte Dokumente legt die Methode eine Reihe von Ergebnissen fest, die der Projekt-Governance dienen und sich durch Tailoring nicht entfernen lassen.
• Entscheide strukturieren das Projekt. Freigaben wie die Projektinitialisierungsfreigabe, die Durchführungsfreigabe und die Phasenfreigaben sind Entscheide, die gestützt auf Dokumente getroffen werden, meist durch den Auftraggeber. In der agilen Vorgehensweise kann pro Release zusätzlich eine optionale Releasefreigabe vorgesehen werden.
• Tailoring ist erlaubt, muss aber bewusst erfolgen. HERMES 2022 bietet Standardszenarien wie IT-Entwicklung und IT-Adaption an und erlaubt es, Module, Ergebnisse und Aufgaben wegzulassen oder hinzuzufügen – ausgenommen die minimal geforderten Dokumente. Das Tailoring selbst ist festzuhalten.

Die klassische Vorgehensweise durchläuft die Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung und Abschluss, die agile Vorgehensweise die Phasen Initialisierung, Umsetzung und Abschluss.

Sechs Muster, die zur Rückweisung führen

1. Die Studie kennt nur eine Variante. Eine Studie, die nur die bevorzugte Lösung ausführlich beschreibt, lässt dem Projektausschuss nichts zu entscheiden. Wer prüft, erwartet echte Alternativen, einschliesslich der Variante «nichts tun», verglichen anhand derselben Kriterien.

2. Die Anforderungen sind nicht testbar. «Benutzerfreundlich», «performant» und «sicher» lassen sich weder abnehmen noch zurückweisen. Jede Anforderung braucht ein Kriterium, das ein Test prüfen kann, sonst kehrt sie bei der Abnahme als Streitfall zurück.

3. Die Dokumente widersprechen sich. Die Studie geht von einer Architektur aus, das Konzept von einer zweiten und die Ausschreibung von einer dritten. Jedes Dokument liest sich für sich allein gut; deshalb fällt der Widerspruch oft erst in einem Audit auf.

4. Dem Plan fehlt die Abnahme. Meilensteine ohne Abnahmekriterien und Verantwortlichkeiten machen jede Abnahme zur Verhandlung. HERMES sieht eine Abnahme und, wo sinnvoll, eine Vorabnahme vor; die Kriterien gehören in den Plan, nicht in die letzte Woche.

5. Risiken werden aufgelistet, aber nicht gesteuert. Ein Risikoregister ohne Verantwortliche, Massnahmen und Termine ist eine Bestandesaufnahme, kein Risikomanagement. Im Qualitäts- und Risikomanagement verlangt HERMES, dass dem Projektausschuss über Qualität und Risiken berichtet wird. Bei der Prüfung wird kontrolliert, ob die Massnahmen tatsächlich umgesetzt wurden.

6. Das Tailoring ist nicht dokumentiert. Ein fehlendes Ergebnis ist zulässig, wenn der Tailoring-Entscheid festgehalten und begründet ist. Ohne diesen Nachweis wirkt dieselbe Lücke wie ein Versäumnis.

Praktiken für prüfungssichere Dokumente

• Auf den Entscheid hin schreiben. Stellen Sie jedem Dokument eine Seite voran mit dem Entscheid, den es stützt, den Varianten und der Empfehlung.
• Anforderungen rückverfolgbar machen. Versehen Sie Anforderungen mit einer Kennung und verfolgen Sie sie von der Studie über die Ausschreibung und das Konzept bis zu den Tests.
• Eine massgebende Quelle führen. Begriffe, Zahlen und Annahmen gehören an einen einzigen Ort, auf den alle Dokumente verweisen.
• Das Tailoring im Projektmanagementplan festhalten, mit einer kurzen Begründung für jede Änderung.
• Dokumentübergreifend prüfen, nicht nur innerhalb der einzelnen Dokumente. Die meisten Feststellungen liegen zwischen den Dokumenten.
• Den Anwendervertreter einbeziehen. In HERMES trägt der Anwendervertreter die fachliche Verantwortung für die Lösung; seine inhaltliche Zustimmung hat bei der Prüfung Gewicht.

Eine weitere Änderung ist wissenswert: Ab dem 1. Januar 2027 übernimmt die SAQ die HERMES-Zertifizierung vom TÜV SÜD.

Steht eine Phasenfreigabe an, prüft ein HERMES-Quick-Check innert fünf Arbeitstagen ein Dokument anhand von HERMES 2022 und den Kriterien Ihrer Prüfinstanz.